Nachtschicht in der Buchhaltung

Software-Roboter erledigen die aufwendige Bearbeitung von Buchungssätzen in 15 Min. anstatt in 2 Std.

Wolfsburg, 24. Januar 2019*****Die Unternehmen sehen sich heutzutage nicht nur mit einem permanent steigenden Kostendruck und der notwendigen Rationalisierung konfrontiert, sondern haben vor allem auch mit der wachsenden Menge und Qualität der zu verarbeitenden Daten zu kämpfen. Vor allem die Mitarbeiter in der Buchhaltung arbeiten zunehmend an der Belastungsgrenze. Das zeigt auch das Beispiel eines international tätigen Produzenten von Konsumgütern und Haushaltsbedarf. Die Durchführung und Kontrolle der internen Buchungen anhand von elektronischen Sammelbelegen der Banken war mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Durch den Einsatz einer Robotic Process Automation (RPA)-Lösung der Weissenberg Group konnten die Mitarbeiter deutlich entlastet und der gesamte Prozess gestrafft werden.

Im Zuge der Prozessevaluierung durch die Projektberater der Weissenberg Group ergab der Einsatz eines Process Recorders, dass die Bearbeitung von 200 Buchungssätzen täglich rund zwei Stunden in Anspruch nahm. Zusätzlich musste halbjährlich ein Abrechnungsbeleg mit 8.000 Datensätzen geprüft werden. Das nahm 10 Arbeitstage in Anspruch. Aufgrund des hohen Buchungsvolumens geriet der zuständige Mitarbeiter regelmäßig in Zeitverzug und musste andere Aufgaben verschieben.

Zusammen mit dem Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung wurden die elektronischen Sammelbelege der Banken analysiert und die verschiedenen Buchungsprozesse im SAP-System aufgenommen. Nach der Programmierung des Software-Roboters (RPA) liest dieser alle eingehenden Sammelbelege ein und nimmt die entsprechenden Buchungen im SAP- System vor. Die täglichen 200 Buchungssätze werden jetzt statt in 2 Stunden vollautomatisch in nur 15 Minuten bearbeitet. Ebenso reduzierte sich die Bearbeitungszeit für die Halbjahresbuchungen von 10 auf lediglich einen Arbeitstag. Das entspricht einer Zeitersparnis von bis zu 90 Prozent!

Variable Prozessbestandteile, wie beispielsweise Kontonummern, können jederzeit durch den Mitarbeiter beeinflusst und geändert werden. Da der Software-Roboter rund um die Uhr arbeitet, hat er die Sammelbelege bereits fertig bearbeitet, wenn der Mitarbeiter morgens ins Büro kommt. Dieser kann dann auf einem eigenen Dashboard und in einem automatisch erstellten Bericht die Aktivitäten des Roboters überprüfen.

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